Co je „revidovaný zákon o ochraně elektronických knih“ před jeho zavedením? 3 + α bodů

Bod 2: Umožnit „zajistit autenticitu“ dat

Jak bylo zmíněno v „Bod 1“, i když je digitalizace jednodušší než dříve, je bezpodmínečná. neznamená to, že přijatý soubor můžete uložit tak, jak je. Bez ohledu na to, zda je originál elektronický nebo papírový, existují dva hlavní požadavky při jeho ukládání jako elektronických dat.

Jedním z požadavků je „zajištění pravosti“.

Jinými slovy, jakkoli to může být matoucí, ``víme, kdy byl soubor doručen, a později nebyl změněn (i když ho změníme, víme to)'', tedy ,,jedinečnost' ". Ujistěte se, že to můžete zaručit."

Jak tedy můžeme zajistit pravost? Existuje několik možností, ale první způsob je „strana, která vystavuje fakturu, dá časové razítko“ nebo „strana, která obdrží fakturu, dá časové razítko“. U malých a středních firem a živnostníků bez ohledu na velké firmy se však zdá lepší tuto možnost od začátku nezvažovat.

Protože toto "časové razítko" neodkazuje pouze na datum souboru, je rozpoznáno IRS Je to proto, že používá službu časového razítka třetí strany k důvěryhodnému připojení souborů.

Některé společnosti v současnosti poskytují služby časových razítek, ale očekává se, že poplatek za použití bude stát desítky tisíc až stovky tisíc jenů za službu, což pro mnoho podniků není reálné. (Je také možné vyvinout systém, který dává časová razítka samostatně, ale zdá se to ještě nereálnější.)

Pokud obchodní partner používá tyto služby časových razítek a přijímá elektronická data, pouze tato část může splňovat požadavky. Faktury od jiných obchodních partnerů však musí být opatřeny časovým razítkem samy o sobě a je také nutné vyvinout administrativní postupy od přijetí elektronických dat až po jejich předání. Nárůst práce a nákladů je nevyhnutelný.

Obvykle se tedy budete muset uchýlit k jiným prostředkům.

Druhou metodou je tedy ``zavést administrativní pravidla pro zabránění opravě a mazání dat''. Když obdržíme faktury a další data jako data, jaký druh vnitropodnikového toku to bude vyžadovat? To znamená, že taková řada zpracování je řádně uspořádána v dokumentech jako vnitřních předpisech.

Národní daňový úřad připravuje šablonu pro tato „Administrativní pravidla“, ale neexistuje žádný konkrétní formát. Měl by být vytvořen ve formátu, který je pro společnost snadno použitelný, a měl by z něj být vytvořen materiál, na který se zaměstnanci mohou odvolávat při správném zpracování při srovnání s aktuální interní prací.

Referenční materiály (vzorky různých předpisů atd.)｜Národní daňový úřad

I ve smyslu odstranění nejednoznačnosti stávající práce a její reorganizace nevzniká při vytváření administrativních pravidel žádná ztráta. Pokud jste však malá firma s jedním až více zaměstnanci nebo na volné noze, je pravda, že nemá smysl vypracovávat vnitřní předpisy jeden po druhém.

Jako třetí metodu si takoví provozovatelé podniků zvolí systém, který uchovává záznamy, když jsou data opravena nebo vymazána, nebo systém, který nelze opravit nebo odstranit.

automaticky povolen V závislosti na použitém systému tak existují další výhody. V některých případech může být současně splněn další požadavek popsaný později, „zajištění viditelnosti“. Jedním z takových systémů je Sansanův „Bill One“, se kterým jsme tentokrát spolupracovali.